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Liste de diffusion - bonnes pratiques

Quelques règles de base s’appliquent à vos listes de diffusion :
1. Informer les personnes

  • envoyer un mail aux personnes déjà abonnées pour leur rappeler la finalité de la liste, leurs droits, ... (cf. conseil 3).
  • inclure les mentions d’information RGPD dans toute nouvelle demande d’abonnement (cf. conseil 1)

2. Offrez systématiquement dans chaque message une possibilité de désabonnement (cf. conseil 2)

Cette page décrit la mise en pratique pas à pas du référentiel du service de protection des données (SPD) du CNRS. (*)

Conseil 1 - créer un message de bienvenue incluant les mentions d’information RGPD

1.1 - Créer votre charte personnalisée
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RESINFO vous propose un modèle de charte 1 et un modèle de charte 2 ; nous sommes parti(e)s de la charte de la DSI du CNRS et avons intégré quelques modifications.

    • Copier-coller le contenu de cette charte dans un fichier nommé "charte.txt".
    • Apportez vos modifications :
        • remplacer [nom-liste] par le nom de votre liste de diffusion
        • lister les propriétaires de votre liste (chapitre 1 & 10)
        • mentionner l’objet de votre liste (chapitre 2)
        • remplacer [nom-liste-request] par le contact du propriétaire (chapitre 7)
        • remplacer sc-groupedetravail-test par le nom de votre liste (chapitre 6)
    • Cette charte personnalisée sera publiée dans l’espace de documents de votre liste de diffusion (détaillé en 1.3)

1.2 - Créer vos mentions d’information RGPD personnalisées
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RESINFO vous propose un modèle de mentions d’informations RGPD.

    • Copier-coller le contenu de cette mention dans un fichier nommé "rgpd.txt".
    • Remplacer votre_contact_mail_at_services.cnrs.fr par le contact du propriétaire
    • Cette mention d’information RGPD personnalisée sera publiée dans l’espace de documents de votre liste de diffusion (détaillé en 1.3)

1.3 - Créer votre espace de documents et publier votre charte et vos mentions d’informations RGPD
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Faire de même pour rgpd.txt

1.4 - Modifier le message de bienvenue
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=

Le contenu du texte de cette image est téléchargeable ici.

1.5 - Modifier le message de désabonnement
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
En suivant la même procédure que dans le chapitre précédent :

From : [% fromlist %]
Subject : [%"Désabonnement de %1"|loc(list.name)|qencode%]

%Votre adresse mail (%1) a été supprimée de la liste %2@%3[%END%]
%Nous sommes très content de vous avoir eu parmi nous, peut-être à bientôt pour de nouvelles actions au sein de notre communauté. Bonne continuation.[%END%]

1.6 - Modifier le message de suppression dans Sympa
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
En suivant la même procédure que dans le chapitre précédent :

From : [% fromlist %]
Subject : [%"Suppression de la liste %1"|loc(list.name)|qencode%]

%Votre adresse mail (%1) a été supprimée de la liste %2@%3[%END%]

%Si vous pensez qu’il s’agit d’une erreur, vous pouvez nous contacter à l’adresse : resinfo-bureau@service.cnrs.fr
Nous sommes très content de vous avoir eu parmi nous, peut-être à bientôt pour de nouvelles actions au sein de notre communauté.

Bonne continuation,
Cordialement.
[%END%]

Conseil 2 - Indiquer comment se désabonner en fin de message

Lors de vos échanges avec la liste, toujours indiquer la procédure de désabonnement en fin de mail :

  • Pour cela, activer la personnalisation des messages dans « Admin —> Configurer la liste —> Diffusion / réception —> Autoriser la personnalisation des messages » sur activé. (1)
  • Puis ajouter à l’attachement de fin de message dans « Admin —> Configurer la liste —> Messages-types —> Attachement de fin de message » des lignes comme :
  • Vous recevez cet email car vous êtes abonné(e) à la liste "[% listname %]".
    Pour ne plus recevoir les messages de la liste, cliquez sur ce lien : [% wwsympa_url %]/signoff/[% listname %]

Conseil 3 - Rappel annuel d’abonnement avec les mentions d’informations et comment se désabonner

Une mise à jour annuelle de la liste des abonné(e)s doit être effectuée par les propriétaires des listes. En complément, un mail annuel rappelant aux abonné(e) l’objet de la liste, la charte, les mentions d’informations RGPD et l’url de désabonnement est recommandé.

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(*) Si votre traitement sort de ce cadre, nous vous demandons de procéder à sa déclaration auprès de la DPD CNRS. Le GT RGPD se tient à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches.

(1) https://forums.ouvaton.coop/t/message-de-desabonnement-automatique-en-pied-de-message/1966/5