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Évènement - bonnes pratiques

Quelques règles de base à respecter lorsque vous organisez des évènements.
Cette page décrit la mise en pratique du référentiel du service de protection des données (SPD) du CNRS. (*)

AVANT => Afficher les mentions d’information RGPD

Informer les personnes des raisons pour lesquelles vous collectez des données les concernant.
Le support de cette information peut être le formulaire d’inscription, le site annonçant l’évènement, votre mail confirmant l’inscription, ...

RESINFO vous propose un modèle de mentions d’informations RGPD à mettre sur vos formulaires d’inscription, les sites annonçant votre évènement, ...

Anticiper le devenir de vos listes de contact !!
Si vous souhaitez intégrer les participant(e) et intervenant(e)s de cet évènement dans une liste de diffusion pour les contacter a posteriori de l’évènement (le lancement d’un nouveau réseau métier, d’un nouveau groupe de travail, ...), il convient de leur proposer de s’abonner à votre liste de diffusion (par eux-même). Vous devez leur préciser à quelles fins cette nouvelle liste de diffusion est créée.

PENDANT => Faire signer une autorisation (droit à l’image)

Prévoir la signature d’une autorisation, notamment par les intervenant(e)s.
Une autorisation doit être demandée pour utiliser l’image d’une personne lors d’un évènement.
Des informations précises doivent à y figurer. Tout est détaillé dans cet article de l’intranet du CNRS.

Mise à disposition de modèles :

  • Le CNRS vous propose un modèle d’autorisation à faire signer par les intervenant(e)s de vos évènements et à conserver dans un espace privé.
  • Si vous utilisez le service de webcast de l’IN2P3, https://webcast.in2p3.fr/, la cellule webcast de l’IN2P3 propose leur propre modèle d’autorisation : contacter webcasterATcc.in2p3.fr

APRES => Que faire de la liste des participant(e) et des intervenant(e)s

2 possibilités :
– soit vous leur avez proposé de s’abonner à une liste de diffusion ; auquel cas, tout est fait
– sinon, vous devez supprimer les données collectées (mails, fichiers, liste de diffusion temporaire le temps de l’évènement...) en respectant les durées précisées dans le référentiel du service de protection des données (SPD) du CNRS. Penser à faire vos statistiques avant la suppression (nombre de participant(e)s, établissements, ...)

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(*) Si votre traitement sort de ce cadre, nous vous demandons de procéder à sa déclaration auprès de la DPD CNRS. Le GT RGPD se tient à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches.