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Le groupe logiciel, c’est quoi ?
Entretien avec Christine Marle
Le Groupe Logiciel c’est quoi ?
La Cellule Nationale Logicielle c’est qui ?
Vous entendez parler de deux structures, le Groupe Logiciel (GL) et la Cellule Nationale Logicielle (CNL).
Le Groupe Logiciel existe depuis 24 ans. C’est un groupe de travail inter-universitaire et inter-organismes de recherche, qui s’est constitué de manière informelle au départ, autour de deux problématiques : la nécessité de négocier avec Microsoft des tarifs compatibles avec les budgets universitaires et de lutter ainsi contre les installations illicites, et la volonté de protéger le parc des ordinateurs de l’Enseignement supérieur Recherche. Les premiers travaux du Groupe Logiciel ont donc porté sur les antivirus et sur les solutions Microsoft. Ensuite les activités se sont diversifiées auprès d’autres éditeurs. C’est ainsi que le Groupe Logiciel s’est constitué, dans l’esprit de mutualiser, de mettre au service de tous les établissements, quelle que soit leur taille, les résultats des négociations obtenus auprès des éditeurs de solutions.
Le Groupe Logiciel étant une structure informelle, la Cellule Nationale Logicielle, cellule du MESRI (DGRI-DGESIP) (*) a été créée il y a 9 ans, pour donner au Groupe Logiciel une assise juridique au sein du Ministère. La CNL est composée de 8 personnes dédiées au fonctionnement du GL sur les plans administratif et organisationnel. La CNL constitue les groupes de travail qui préparent les marchés, organise les réunions du GL, assure la communication. C’est Dominique Verez, directeur de la CNL et du GL, qui signe les protocoles tarifaires avec les éditeurs.
Quel en est le périmètre ?
Les activités du Groupe Logiciel concernent tous les établissements sous tutelle du MESRI, ainsi que des établissements publics, pouvant être sous tutelle d’autres ministères, ayant des activités d’enseignement supérieur et/ou de recherche publique. Au total, on dénombre 368 établissements qui bénéficient des protocoles ou des marchés publics menés par le GL : toutes les universités, les organismes de recherche, les COMUE, les écoles d’ingénieurs, les IEP, les écoles vétérinaires, les écoles d’architecture, les écoles des Beaux-Arts, les CROUS…
Quand un établissement nous contacte pour savoir s’il peut utiliser les protocoles et les marchés du GL, nous examinons son statut et ses activités. L’acceptation est aussi conditionnée aux politiques des éditeurs avec qui nous travaillons, qui accordent des tarifs spécifiques pour l’éducation, mais qui n’acceptent pas de les appliquer si l’établissement a une activité commerciale importante.
Protocoles tarifaires, marchés, quelles sont les différences ?
Quand un éditeur nous contacte, la CNL se tourne vers le Groupe Logiciel pour trouver un « tuteur  » à cet éditeur, un membre du Groupe Logiciel qui prendra en charge les contacts et les négociations avec cet éditeur. Après une présentation de la société et des solutions devant l’ensemble du groupe, la proposition de l’éditeur est validée ou non de faà§on collégiale. Le protocole acte le résultat de ces négociations. C’est une remise sur le tarif public ou sur le tarif éducation qui est mise à la disposition de tous les établissements. Attention, ces protocoles ne sont pas des marchés publics. Si les achats dépassent le seuil réglementaire, l’établissement doit lancer un MAPA ou une procédure formalisée. Le Groupe Logiciel met environ 90 protocoles « vivants  » à la disposition des utilisateurs.
Le Groupe Logiciel a commencé avec deux marchés publics nationaux : pour un panier de solutions antivirales et pour les solutions Microsoft. Les établissements ont exprimé leur satisfaction pour ces deux marchés initiaux : d’une part, ces opérations nationales proposent des prix très attractifs et d’autre part, les démarches administratives sont simplifiées à l’extrême. La CNL a obtenu l’aval de la DAE (Direction des Achats de l’à‰tat) pour étendre cette activité, et aujourd’hui nous comptons 13 marchés publics nationaux à la disposition des établissements : pour les solutions Microsoft, Adobe, VMware, SAS, Oracle, SAP, Mapplesoft, ESRI, RedHat, National Instruments, pour un panier de solutions antivirales, pour un ensemble de logiciels divers, le marché « généraliste  » et pour des logiciels scientifiques.
Quelles sont l’organisation et les spécificités de ces marchés ?
Contrairement à l’UGAP, qui est une centrale d’achats, la CNL a constitué un Groupement de Commandes (au sens des marchés publics) sur lequel s’appuient ces marchés. Ce groupement est à durée permanente. La convention qui lie un établissement au groupement a été rédigée de faà§on à laisser une grande souplesse. Un établissement ne sera jamais obligé d’acheter un logiciel dont il n’aurait pas l’utilité. Cependant, si un établissement a adhéré à un marché via cette convention, il est tenu de s’adresser au titulaire du marché pour commander les logiciels qu’il souhaite acquérir.
Les éditeurs de logiciels sont prêts à faire des conditions très favorables quand il s’agit d’utiliser leurs solutions dans le cadre d’un enseignement. Parfois, le logiciel est mis gratuitement à la disposition des étudiants. Ces conditions spécifiques justifient l’existence de nos marchés. Les marchés donnent lieu à des rencontres en amont avec les éditeurs pour répondre à des problématiques spécifiques : Par exemple, Adobe a mis au point à notre demande des licences « VIP Anonymes  » adaptées aux salles pédagogiques.
Que va-t-il se passer dans l’avenir ?
Nous sommes quotidiennement en contact avec les établissements et nous les aidons dans leurs démarches auprès des éditeurs ou des distributeurs titulaires des marchés. Aujourd’hui, à l’heure o๠les équipes et les budgets se réduisent, les établissements ont besoin d’une structure qui les appuie dans leurs achats et dans leurs contacts avec les éditeurs et les distributeurs. Des structures comme la CNL et le GL, légères et proches des utilisateurs, répondent à ce besoin croissant.
Il y a actuellement de grands enjeux IT : les données et leur protection, le choix d’un cloud, l’emplacement des datacenters. Le rà´le du GL est aussi d’anticiper les besoins des établissements : par exemple en ce moment, proposer des solutions de chiffrement à prix négociés.
Nous sommes persuadés que l’avenir se dessine par le biais de structures légères, via lesquelles les établissements peuvent trouver un réel service.
Comment contacter le Groupe Logiciel ?
Nous avons un portail web, groupelogiciel.cnlesr.fr, o๠toute personne ayant une adresse professionnelle de l’Enseignement supérieur Recherche peut créer un compte. Il est possible d’utiliser l’adresse contact@cnlesr.fr. Pour avoir de l’information, vous pouvez vous abonner à notre newsletter.
(*) MESRI : Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation
DGESIP : Direction Générale pour l’Enseignement Supérieur et l’Insertion Professionnelle
DGRI : Direction Générale de la Recherche et de l’Innovation.